Bei einem Auftaktgespräch werden die Anforderungen und Ziele des Projektes klar definiert. Die erforderlichen Daten und Unterlagen werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Das Gebäude, der Bereich oder der betreffende Raum werden besichtigt oder der vorhandene Grundriss besprochen. Nach Festlegung aller Rahmenbedingungen wird eine grobe Kostenschätzung erstellt. Je nach Bedarf können in dieser ersten Phase auch Workshops in verschiedenen Ausprägungen durchgeführt werden, um die Aufgaben und Anforderungen klar zu formulieren. Das Ergebnis ist die Grundlage für die nachfolgende Planung.

Auf Basis der Analyse wird ein Raum- bzw. Bürokonzept entwickelt - oft in mehreren Varianten. Es werden Flächenlayouts, Raumstrategien und Raumstrukturen erarbeitet - d.h. die Bereiche im Büro wie z.B. Open Space-Bereiche, klassische Büroräume, Rückzugsbereiche, Meetingräume, Marktplatz, Lounge, Empfang, etc. werden genau definiert. Der Auftraggeber ist in diesen Prozess eng eingebunden. Das Ergebnis ist eine 2D-Grundrissplanung als Grundlage für die weitere Ausarbeitung und Gestaltung aller Details. Auf Wunsch werden Machbarkeitsstudien zu mehreren Immobilien erstellt.

Auf Basis der 2D-Planung werden eine detaillierte Einrichtungsplanung und ein umfassendes Design-Konzept ausgearbeitet: Farb- und Materialvorschläge für die raumbildenden Elemente, Beleuchtungsplanung, Integration von Akustik-Elementen, Begrünung, Kunst und Dekoration, technische Ausstattung des Arbeitsplatzes, Entwurf und Ausarbeitung von Sondermöbeln, Planung des Innenausbaus. Es werden 3D-Visualisierungen und Material-Collagen erstellt. Ziel ist die Festlegung aller Einrichtungs- und Ausbau-Details und damit die finale Feinplanung.

Auf Basis der Feinplanung wird ein Leistungsverzeichnis ausgearbeitet und Angebote für alle Gewerke eingeholt. Die Kosten werden berechnet und gegenübergestellt. Bemusterungen von Möbeln und Materialien helfen bei der Entscheidungsfindung weiter.
Der Auftraggeber wird bei der Vergabe und beim Bestellprozess unterstützt. Alle projektbezogenen Gewerke werden koordiniert und ein Bauzeitenplan erstellt. Das Projekt wird nach Anforderungen des Auftraggebers begleitet, um die Sicherung der Qualität und das Erreichen der Ziele sicherzustellen.

Die Leitung für den weiteren Fortschritt des Projektes wird übernommen. Ein regelmäßiger Jour Fixe kann festgesetzt und begleitet werden. Lieferung und Montage aller raumbildenden Elemente und Möbel werden organisiert. Endkontrolle und Abnahme sowie Kontrolle der Mängelbeseitigung werden durchgeführt
Bei Bedarf wird der Umzug geplant und koordiniert. Die Einhaltung der anfangs festgelegten Ziele wird kontrolliert.

Auf Kundenwunsch können begleitend zum Planungsprozess zukünftige Veränderungen projektspezifisch eingeführt und kommuniziert werden. Eine klassische Veränderung im Bürobereich ist die Umstellung von Einzel- oder Doppelbüros auf ein Open Space-Konzept mit offenen Raumstrukturen. Mögliche Maßnahmen sind Informationsveranstaltungen, Workshops für Mitarbeiter, Trainings zu speziellen Themen z.B. Spielregeln, Ideenwettbewerbe, persönliche oder digitale Sprechstunden, Booklets. Wichtig ist, dass auf Probleme und Widerstände frühzeitig reagiert wird und der fortschreitende Prozess ständig weiterentwickelt und verbessert wird. Für diese Phase werden Netzwerkpartner hinzugezogen.